Regulamin udziału w imprezach organizowanych przez EKC Solutions Krzysztof Ciemnołoński, biuro podróży WschódCentrum.pl (nazwa rejestrowa EKC SOLUTIONS).
1. Zasady ogólne.
1.1. Organizatorem imprez w rozumieniu ustawy z 29 sierpnia 1997 (Dz. U. z dnia 29 października 1997 r.) jest EKC SOLUTIONS KRZYSZTOF , zwany dalej Organizatorem bądź też wskazane w Umowie biura partnerskie.
1.2. Organizator oświadcza, że posiada odpowiednie uprawnienia do organizacji i prowadzenia działalności turystycznej w Polsce i na świecie.
2. Zawarcie umowy.
2.1. Zgłoszenie udziału w imprezie organizowanej przez Organizatora następuje z chwilą podpisania Umowy przez Organizatora sprzedającego imprezę i osobę zgłaszającą udział w imprezie i podpisującą Umowę (w przypadku zamówienia zbiorowego jest to podpis osoby upoważnionej).
2.2. W przypadku rezerwacji zbiorowej, osoba upoważniona do zgłoszenia pozostałych Uczestników imprezy jest odpowiedzialna za przekazanie zgłaszanym przez siebie Uczestnikom wszelkich informacji przekazanych przez Organizatora.
2.3. Zawarcie Umowy następuje po zapoznaniu się Uczestnika z programem imprezy i jej warunkami, które stanowią integralną część Umowy, akceptacji tych Warunków i Programu poprzez podpisanie Umowy oraz wpłacenie zaliczki.
2.4. Osoby niepełnoletnie nie mogą zostać Uczestnikiem imprezy, chyba że pozostają pod stałym nadzorem uprawnionego opiekuna.
3. Warunki płatności.
3.1. Ceny świadczeń dla Uczestników są cenami umownymi.
3.2. Warunkiem wpisania na listę Uczestników imprezy jest podpisanie Umowy oraz uiszczenie płatności o których mowa w Umowie. Umowa zostanie wystawiona przez Organizatora na podstawie danych ze zgłoszenia i umowy.
3.3. Organizator zastrzega sobie możliwość podwyższenia ceny imprezy na skutek wzrostu kosztów transportu, wzrostu opłat urzędowych, podatków lub opłat należnych za takie usługi, jak lotniskowe, załadunkowe lub przeładunkowe w portach morskich i lotniczych oraz wzrostu kursów walut. W przypadku takiej podwyżki Klient ma prawo do odstąpienia od Umowy o zorganizowanie imprezy turystycznej bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów z tego tytułu. Uprawnienie do odstąpienia od Umowy powinno zostać zrealizowane niezwłocznie po doręczeniu zawiadomienia o podwyżce ceny, względnie zmianie świadczeń, nie później jednak, niż w terminie trzech dni od takiego zawiadomienia.
3.4. Organizator przeniesie na osobę trzecią uprawnienia i obowiązki wynikające z zakupienia imprezy pod warunkiem, że Klient poinformuje o przeniesieniu na 7 dni przed rozpoczęciem imprezy.
4. Świadczenia.
4.1. Uczestnik ma prawo do świadczeń Organizatora określonych w ofercie zgodnie z programem imprezy i umową.
4.2. Warunkiem realizacji opłaconych świadczeń jest posiadanie dokumentu identyfikującego tożsamość (paszportu i dowodu osobistego) w przypadku wyjazdów indywidualnych lub wpisanie na listę Uczestników w przypadku wyjazdów zbiorowych. Wpisanie na listę Uczestników nastąpi po wniesieniu pełnej wpłaty za imprezę.
4.3. Opłacone świadczenia i termin ich realizacji, do których upoważniają ww. dokumenty, są ostateczne i nie mogą być przez Uczestnika zmienione. Niewykorzystanie przez Uczestnika któregokolwiek ze świadczeń w ustalonym terminie nie upoważnia go do otrzymania zwrotu części lub całości opłaty wniesionej na rzecz Organizatora, z wyjątkiem sytuacji opisanej w pkt. 6.7. Dotyczy to także przypadków odmowy wydania paszportu lub braku dokumentów uprawniających do przekraczania granicy, choroby lub innych przypadków losowych oraz przypadków, gdy władze graniczne poszczególnych krajów nie wydadzą zezwolenia na wjazd Uczestnika do ich kraju z powodów sobie wiadomych. Jeśli jednak z tego tytułu zostały zaoszczędzone pewne kwoty, należy je uwzględnić.
4.4. Przy podpisywaniu umowy-zgłoszenia Organizator informuje o rodzaju dokumentów niezbędnych do realizacji imprezy (np. wiza, paszport).
4.5. W ramach ceny imprezy Organizator zapewnia Uczestnikom imprez zbiorowych ubezpieczenie kosztów leczenia za granica oraz następstw nieszczęśliwych wypadków w wybranym Towarzystwie Ubezpieczeniowym.
4.6. W cenie imprezy nie jest zawarte ubezpieczenie od kosztów rezygnacji z imprezy w przypadku choroby lub zdarzenia losowego. Organizator zaleca zawarcie tego ubezpieczenia wraz z rezerwacją imprezy. Cena ubezpieczenia: 5 % wartości imprezy. Wykupienie ubezpieczenia gwarantuje zwrot niewykorzystanych świadczeń z tytułu zawartej Umowy.
4.7. Istnieje możliwość dodatkowego ubezpieczenia się przez Uczestnika imprez od innego ryzyka (np. kradzieży, związanych z uprawianiem sportów, zaginięcia bagażu oraz inne) oraz zwrotu kosztów imprezy w przypadku rezygnacji.
4.8. Zawierając Umowę Uczestnik deklaruje, iż stan jego zdrowia umożliwia udział w imprezie.
Odpowiedzialność Uczestnika.
5.1. Od chwili rozpoczęcia imprezy Uczestnik zobowiązany jest stosować się do wskazówek przedstawicieli Organizatora dotyczących realizacji programu imprezy. Nie stosowanie się do poleceń przedstawiciela Organizatora może skutkować usunięciem z imprezy.
5.2. Uczestnik zobowiązany jest do posiadania dokumentów podróżnych (ważnego paszportu) oraz gdy wymagają tego przepisy - wiz turystycznych.
5.3. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów celnych i dewizowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, krajach tranzytowych i docelowych.
5.4. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania przepisów porządkowych oraz związanych z bezpieczeństwem, ochrony pożarowej w miejscu zakwaterowania oraz środkach transportu – zakres tych przepisów jest określony w regulaminach poszczególnych obiektów lub przez przewoźników. Nieprzestrzeganie tych warunków może prowadzić do usunięcia Uczestnika w trybie natychmiastowym, bez pokrycia przez Organizatora kosztów związanych w wyjazdem Uczestnika z imprezy oraz bez pokrycia kosztów utraconych dni.
5.5. W środkach transportu w czasie imprezy turystycznej obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających. W przypadku podejrzenia złamania tego zakazu pilot ma prawo wezwać służby policyjne w celu weryfikacji Klienta. Pozytywny wynik badania Klienta skutkuje natychmiastowym skreśleniem z listy uczestników wyjazdu.
5.6. Klient zostanie obarczony pokryciem szkód wynikłych z ewentualnego opóźnienia imprezy turystycznej z jego winy.
5.7. Uczestnicy odpowiadają za wyrządzone przez siebie szkody materialne. Na poczet ewentualnych szkód wyrządzonych przez Uczestnika wyjazdu Organizator ma możliwość pobrania kaucji zwrotnej.
Odpowiedzialność Organizatora.
6.1. Organizator zobowiązuje się do sumiennego przygotowania i realizacji świadczeń wykupionych przez Uczestnika.
6.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niedociągnięcia w imprezie wynikłe z przyczyn od niego niezależnych, tj.: - działaniem lub zaniechaniem Klienta; - działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nieuczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w umowie, jeżeli tych działań lub zaniechań nie można było przewidzieć ani uniknąć; - siłą wyższą (np. warunki atmosferyczne, wojna, ogłoszenie klęski żywiołowej itp.).
6.3. Organizator nie dokonuje zwrotu wartości niezrealizowanych świadczeń, jeżeli w czasie trwania imprezy następuje zmiana programu z przyczyn niezależnych od Organizatora. Zorganizowanie świadczeń zastępczych, o co najmniej tym samym standardzie nie stanowi wady usługi. Uczestnik z tego powodu nie może zgłaszać roszczeń do Organizatora. Należy jednak pamiętać, że przysługuje Klientowi prawo do odstąpienia od Umowy.
6.4. W przypadku niewykorzystania całości świadczeń z przyczyn leżących po stronie Klienta jak np. spóźnienie się na miejsce zbiórki, niewykorzystanie wszystkich posiłków, dobrowolne nieskorzystanie z części lub całości programu imprezy oraz przyczyn określonych w pkt. 4.3. Organizator nie dokonuje zwrotu wartości świadczeń. Jeśli jednak z tego tytułu zostały zaoszczędzone pewne kwoty, należy je uwzględnić.
6.5. W przypadku lotów Organizator odpowiada w takim zakresie, w jakim występuje przewoźnik wg postanowień Prawa Lotniczego w związku z międzynarodowymi układami z Warszawy, Hagi, Guadalajary oraz Umową Montrealską (loty do Kanady i USA). W myśl układu zawartego w Warszawie, na przewoźniku ciąży ograniczona odpowiedzialność (także za utratę i uszkodzenie bagażu) i tylko pod warunkiem, iż można mu przypisać zawinione działanie. Transport następuje na podstawie dostępnych aktualnie obowiązujących warunków przedsiębiorstwa transportowego.
6.6. Zgodnie z ustawą o usługach turystycznych z dnia 29 sierpnia 1997 roku, położenie, rodzaj, kategoria obiektu podana jest wg przepisów kraju pobytu.
6.7. Biuro zastrzega sobie możliwość odwołania imprezy. Impreza zostaje odwołana w każdym razie w przypadku: - szczególnych zagrożeń życia i zdrowia Uczestników; - istotnej zmiany krajowych i zagranicznych przepisów wizowych i dewizowych. O odwołaniu imprezy Organizator niezwłocznie powiadamia Uczestnika, a wniesioną przez Niego wpłatę zwróci w ciągu 7 dni.
6.8. W sytuacjach wyjątkowych i niezależnych od Organizatora lub spowodowanych siłą wyższą, winą uczestnika lub osób trzecich Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany rozkładu jazdy autokarów.
6.9. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za skutki spowodowane opóźnieniem autokarów (spowodowane np. korkami na trasach, korkami na granicach).
6.10. W wyjątkowych przypadkach konieczności zapewnienia zastępczego środka transportu, Organizator stosuje się do ogólnych przepisów.
6.11. W przypadku zaistnienia sytuacji wyjątkowej Organizator jest zobowiązany powiadomić klientów telefonicznie lub drogą elektroniczną z potwierdzeniem otrzymania od Klienta, w terminie nie krótszym niż 3 dni przed wyjazdem.
6.12. Zmiany dotyczące środków transportu opisane w punktach 6.8. 6.9. i 6.10. nie są uznawane za istotne zmiany w warunkach umowy.
6.13. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania wycieczki fakultatywnej w przypadku zbyt małej ilości chętnych. Liczba minimalnej ilości chętnych kalkulowana jest dla każdej wycieczki indywidualnie i podawana jest w ofercie wycieczki.
6.14. Organizator zastrzega sobie możliwość połączenia grupy Uczestników z Uczestnikami imprezy organizowanej przez inne Biuro Podróży, współpracujące z Organizatorem, w przypadku, gdy liczba Uczestników nie osiągnie planowanego minimum.
6.15. Organizator, który przed rozpoczęciem imprezy jest zmuszony, z przyczyn od niego niezależnych, zmienić istotne warunki Umowy z Klientem, z zastrzeżeniem pkt. 3.5 niezwłocznie powiadamia o tym Klienta. W takiej sytuacji Klient powinien nie później niż w terminie 3 dni od otrzymania zawiadomienia od Organizatora, poinformować go czy: a) przyjmuje proponowaną zmianę Umowy; b) odstępuje od Umowy ze zwrotem wszystkich wniesionych świadczeń i bez obowiązku ponoszenia jakichkolwiek kar. Punkt ten nie ma zastosowania w przypadku wskazanym w punkcie 6.8. 6.9. oraz 6.10.
6.16. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za bagaż uczestników. Organizator umożliwia Klientom ubezpieczenie bagażu na czas trwania imprezy turystycznej. Waga bagażu podręcznego, która przysługuje Klientowi to 8 kg, natomiast waga bagażu zasadniczego nie powinna przekraczać 23 kg na osobę. Bagaż przekraczający powyższy limit może być przewieziony tylko za zgodą reprezentanta Organizatora oraz za dodatkową opłatą.
Reklamacje.
7.1. Organizator przyjmuje reklamacje w ciągu 30 dni od daty zakończenia imprezy. Podstawę do rozpatrzenia reklamacji dotyczącej ilości lub jakości świadczeń stanowi pisemna reklamacja wraz z uzasadnieniem.
7.2. Organizator rozpatruje reklamację na piśmie w ciągu 30 dni od dnia zakończenia imprezy turystycznej, a w wypadku zgłoszenia tej reklamacji po zakończeniu imprezy turystycznej w terminie 30 dni od jej złożenia.
7.3. Organizator ma obowiązek dokonania zwrotu części lub całości wpłat w ciągu 30 dni od daty rezygnacji Uczestnika lub daty uznania reklamacji.
7.4. Klient ma prawo uzupełnić reklamację w ciągu 20 dni od daty zakończenia imprezy. W przypadku uzupełnienia reklamacji Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 30 dni od daty wpłynięcia uzupełnienia reklamacji.
Rezygnacja z imprezy.
8.1. Przed rozpoczęciem imprezy turystycznej Klienci mają możliwość zrezygnowania z imprezy turystycznej. Oświadczenie o rezygnacji z imprezy turystycznej Klient jest zobowiązany złożyć w formie pisemnej, w miejscu, w którym została zawarta Umowa. Datą złożenia rezygnacji jest dzień jej wpływu do biura podróży, w którym została zawarta Umowa.
8.2. Uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej wpłaty, jeżeli rezygnacja lub niemożność udziału w imprezie następuje z winy Organizatora. Należą do nich: - nienależyte wykonanie Umowy o świadczenie usług turystycznych lub zmiana istotnych warunków Umowy (w szczególności wzrost ceny, zmiana terminu, radykalna zmiana trasy imprezy, zmiana hotelu na hotel o niższym standardzie). Rezygnacja z tych przyczyn może nastąpić w ciągu 3 dni od daty otrzymania pisemnego zawiadomienia. Brak odpowiedzi w tym terminie uważa się za akceptację zmienionych warunków Umowy; - odwołanie imprezy;
8.3. Jeżeli Klient zrezygnuje z uczestnictwa w imprezie turystycznej lub jeżeli nie rozpocznie imprezy turystycznej z powodów niezależnych od Organizatora, Organizator zastrzega sobie prawo żądania zapłaty kwot stanowiących równowartość poniesionych rzeczywistych kosztów, w wysokości nie wyższej niż ustalona na zasadach określonych w pkt. 8.5. Warunków, poniesionych w związku z dokonanymi już przygotowaniami do zorganizowania imprezy turystycznej. Przy obliczaniu należnych do zapłaty kwot uwzględnia się koszty, jakie zostały zaoszczędzone, a także możliwość innego wykorzystania świadczeń. Organizator pozostawia do decyzji Klienta decyzję o zbieraniu i gromadzeniu dowodów na to, czy ze względu na rezygnację z uczestnictwa w imprezie turystycznej, względnie jej nierozpoczęcia, powstały koszty niższe niż te, które zostały określone przez Organizatora, jako rzeczywiste koszty rezygnacji, w wysokości nie wyższej niż określonej w pkt. 8.5., względnie Klient może zwrócić się do Organizatora o przedstawienie indywidualnych wyliczeń poniesionych przez niego kosztów.
8.4. Klient ponosi koszty rezygnacji również, gdy nie stawił się punktualnie na lotnisku lub miejscu rozpoczęcia imprezy turystycznej, w czasie podanym w dokumentach imprezy turystycznej lub jeżeli rozpoczęcie przez niego imprezy turystycznej jest niemożliwe z powodu braku wymaganych dokumentów, np. paszportu lub niezbędnej wizy. O ile Klient nie poinformował Organizatora o swojej rezygnacji z uczestnictwa w imprezie turystycznej przed jej rozpoczęciem, zobowiązany jest przekazać do Organizatora informację o tym, iż w imprezie takiej nie uczestniczy, najpóźniej do końca dnia, w którym impreza turystyczna się rozpoczęła.
8.5. Koszty rezygnacji klienta z uczestnictwa w imprezie turystycznej nie mogą być większe niż:
- 35 dni lub więcej przed rozpoczęciem imprezy – 100 zł od osoby;
- między 34 a 28 dni – do 25% wartości całej imprezy;
- między 27 a 14 dni – do 50% wartości całej imprezy;
- między 13 a 7 dni – do 75% wartości całej imprezy;
- między 6 a 1 dzień – do 95% wartości całej imprezy;
- między 1 dniem a rozpoczęciem imprezy – do 100% wartości całej imprezy;
Dla każdego klienta koszt rezygnacji wyliczany jest indywidualnie. Klient na piśmie może zwrócić się do Organizatora o przedstawienie wyliczeń poniesionych przez niego kosztów. Na prośbę Klienta udostępniane są również w siedzibie firmy dokumenty stanowiące podstawę wyliczenia.
8.6 W momencie zakupienia biletów lotniczych zwrot wpłaty za bilety jest możliwy tylko pod warunkiem znalezienia innych uczestników na zwalniane miejsca. Warunek ten jest wymagany przez przewoźnika PLL LOT, który nie przewiduje zwrotów w przypadku zakupu grupowego.
8.7. Na życzenie Klienta i w miarę dostępności miejsc, istnieje możliwość zmiany Umowy (rezerwacji), jeśli zmiana ta zostanie zgłoszona w terminie do 35 dni przed datą rozpoczęcia imprezy turystycznej. W takich przypadkach Organizator pobiera na poczet powstałych kosztów opłatę w wysokości 100 zł za osobę. Opłata ta stanowi równowartość kosztów poniesionych przez Organizatora z tytułu dokonanych zmian.
8.8. Pod pojęciem „zmiany Umowy” rozumie się zmianę organizatora turystyki, miejsca pobytu lub trasy wycieczki, czasu trwania imprezy turystycznej, programu imprezy turystycznej, ceny imprezy turystycznej, sposobu zapłaty oraz innych postanowień Umowy, wymienionych w art. 14 ust 2 ustawy o usługach turystycznych. Zmiany po upływie terminu wymienionego w pkt. 8.6. mogą zostać przeprowadzone po rozwiązaniu dotychczasowej Umowy, na zasadach określonych w pkt. 8.5. i jednoczesnym zawarciu nowej Umowy. O ile z zawartej Umowy o świadczenie usług turystycznych wynika, iż w danej imprezie ma brać udział kilku uczestników, rezygnacja chociażby jednego jej uczestnika upoważnia Organizatora do dokonania ponownej kalkulacji ceny za udział w tej imprezie, dla pozostałych Klientów.
8.9. Do chwili rozpoczęcia imprezy turystycznej Klient ma prawo przenieść na osobę trzecią prawa i obowiązki wynikające z Umowy. Osoba zastępująca powinna spełniać wszystkie wymogi konieczne do uczestnictwa w imprezie turystycznej. Klient zobowiązany jest do poinformowania Organizatora o zmianie uczestnika imprezy, na piśmie, pod rygorem nieważności, przed rozpoczęciem imprezy turystycznej. Opłata manipulacyjna jest naliczana dopiero po zakupie biletów lotniczych i przy zmianie uczestnika wynosi 260 zł za osobę. Za pokrycie kosztów imprezy turystycznej i kosztów dodatkowych, powstałych poprzez zmianę osoby zastępującej, odpowiadają solidarnie: Klient i osoba zastępująca. Klient może zwrócić się do organizatora turystyki o przedstawienie indywidualnych wyliczeń poniesionych przez niego kosztów w związku z przeniesieniem na osobę trzecią praw i obowiązków wynikających z Umowy. Opłaty te stanowią równowartość kosztów poniesionych przez Organizatora z tytułu dokonanych zmian.
8.10. Wszelkie opłaty manipulacyjne, związane z rezygnacją i zmianą Umowy, jak również opłaty za indywidualny przebieg imprezy turystycznej, są natychmiast wymagalne.
8.11. Jeżeli zmiana, o której mowa w pkt. 8.7. ma miejsce w ramach tego samego sezonu turystycznego, nie później niż na 8 tygodni przed planowanym rozpoczęciem imprezy turystycznej, Biuro nie pobiera od swoich Klientów żadnych opłat manipulacyjnych przewidzianych w pkt. 8.6 – 8.8.
Postanowienia końcowe.
9.1. W sprawach nieuregulowanych Warunkami zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z dnia 2002 r. Nr 101, poz. 929 ze zm.)
9.2. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu realizacji Umowy będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
